L’envoi d’une newsletter s’effectue de manière simple et intuitive. La démarche répond logiquement à trois questions qui correspondent aux trois éléments de l’interface d’envoi :

1. À qui envoyer la lettre ?
   Choisir tout d’abord la liste de contacts

2. Que leur envoyer ?
   Choisir le corps du message
   

3. Quand leur envoyer ?
   Choisir la date et l’heure de l’envoi

Envoyer à qui ? La liste à contacter

Pour programmer l’envoi d’une newsletter, il convient tout d’abord de se rendre dans la partie "Newsletter" du back-office de votre site. Elle se situe plus précisément dans la section "Applithèque".
On arrive alors directement sur l’onglet "Envoyer une lettre" comme le montre l’image ci-dessus.

Les premiers champs permettent de déterminer la liste d’abonnés que vous souhaitez contacter.

La liste déroulante "Abonnement" contient tous les abonnements que vous avez déjà créés et auxquels les internautes se sont abonnés.
Voir le tutoriel sur l’abonnement
Cependant, vous ne vous servirez de cette liste déroulante qu’à partir du moment où vous aurez plusieurs abonnements (newsletter d’informations générales, newsletter culturelle, newsletter d’info du conseil municipal...). S’il n’en existe qu’un seul, la liste se résume à un seul abonnement.

Abonnement ou lettre d’alerte, quelle différence ?
Là encore, cette option prendra son sens s’il existe plusieurs abonnements. En effet, soit vous choisissez d’envoyer une lettre à un groupe d’internautes qui s’est inscrit pour recevoir une lettre en particulier, soit vous choisissez d’écrire à l’ensemble des internautes tous abonnements confondus pour attirer leur attention sur un fait précis.
Exemple : "Attention ! À compter de telle date, les horaires d’ouverture de tel établissement changent".

Envoyer quoi ? Le corps du message

Qu’il s’agisse d’une lettre d’alerte ou d’un abonnement, il est possible d’envoyer trois types de message :

• un contenu,

• une page de rubrique,

• du texte libre, sans mise en forme, à saisir directement dans la page.

Le contenu ou la rubrique doit obligatoirement être à l’état publié. Vous pouvez alors associer un simple contenu (ex. : "Inauguration de la place du général de Gaulle"), ou bien une page de rubrique qui rassemblera vos dernières actualités. L’internaute recevra alors la page de rubrique dans sa messagerie électronique. En cliquant sur "En savoir plus", il tombera sur le détail du contenu sur votre site.

il faut donc avoir préparé avant ce que vous souhaitez envoyer.

L’aperçu

Bien pratique, l’aperçu permet de tester l’envoi et de le visualiser. Contrairement à l’aperçu dont vous avez l’habitude et qui affiche vos contenus dans le "contexte" de votre site, cet aperçu-là vous demande votre adresse de messagerie pour vous envoyer un test de votre newsletter dans votre boîte de réception. Vous pouvez alors vous rendre compte de ce que l’internaute recevra et faire les modifications qui s’imposent avant l’envoi définitif.

Envoyer quand ? Programmer l’envoi

Il ne reste alors plus qu’à programmer l’envoi en indiquant la date et l’heure souhaitées.

Cliquez ensuite sur "Enregistrer" : votre newsletter passe alors dans les "Lettres en attente" (voir ci-dessous). Jusqu’au moment programmé, vous pourrez modifier l’envoi (abonnement, contenu, ou date) ou le supprimer complètement.

Le suivi des envois

L’onglet "Historique" garde une trace de l’ensemble de vos envois et présente des informations utiles :

• l’abonnement,

• le contenu de l’envoi,

• la date et l’heure d’envoi prévues,

• la date et l’heure effectives,

• la liste des personnes à qui la lettre a été envoyée,

• la réussite ou l’échec de l’envoi.

Relire les précédents tutoriels sur la newsletter :

Mettre en place une newsletter sur son site CapInfo
Tout savoir sur l’abonnement : s’abonner et abonner les internautes