Qu’est-ce qu’un document PDF ?

PDF signifie "Portable Document Format". Il s’agit d’un format de fichier mis au point par Adobe Systems (cf. Acrobate Reader). Créé dans l’optique de faciliter les échanges de documents, le PDF peut être lu sous n’importe quel système d’exploitation (Windows, Mac, Linux...) en conservant sa mise en page d’origine. Exit les problèmes d’incompatibilité et les mauvaises surprises.

Pourquoi opter - ou non d’ailleurs - pour le format PDF ?

Le format PDF présente quelques avantages :

• Tout d’abord sa "portabilité" : consultable par tout le monde, il répond à un souci d’accessibilité. Comment ferions-nous pour consulter un magazine municipal proposé en téléchargement sur un site de commune si nous ne disposions pas d'un logiciel de PAO comme XPress, InDesign, Pagemaker, etc. ?
  

• Préservation de la mise en page et des éléments graphiques.
  

• Poids : la compression des images et des textes permet d’obtenir des fichiers plus légers que les fichiers originaux (conversion en basse définition) et donc plus facilement téléchargeables.
  

Non au tout PDF ! Réserves quant à la généralisation de ce format de fichier

Malgré ces bons points, le format PDF est à utiliser ponctuellement et à bon escient.
Idéal par exemple pour le magazine municipal, les plaquettes d’information, les comptes rendus des conseils municipaux, les règlements intérieurs, il est quasiment à proscrire pour le reste.

• Dématérialisation et interactivité
  En mettant un formulaire à remplir au format PDF sur votre site, vous obligez l’internaute à imprimer votre document pour vous le retourner ensuite. Or, celui-ci ne dispose peut-être pas d’une imprimante. En laissant votre document au format Word ou Excel, vous lui laissez le choix d’imprimer le formulaire ou de vous le retourner par voie électronique.
  

• Un frein à la navigation
  Télécharger un fichier pour la moindre information se révèle une lourde contrainte pour l’internaute. Il vaut mieux créer des contenus consultables en quelques clics.
  

• Une complexité pour la mise à jour
  Une information obsolète est plus facile à rectifier sur un contenu en ligne. On modifie et on republie. Quant il s’agit d’un PDF, c’est le document en entier qu’il faut revoir, reconvertir et réenregistrer dans la médiathèque. La facilité apparente révèle un manque important de flexibilité.

L’usage du PDF n’est donc pas à généraliser. Cependant, en cas de besoin, il est utile de savoir comment convertir ses fichiers en toute simplicité.

PDFCreator

PDFCreator est un logiciel libre (licence GNU) qui propose de convertir des fichiers au format PDF. Vous pouvez donc le télécharger et l’utiliser librement, sans payer de licence.

"PDFCreator" vs "PDF Creator"
Attention de ne pas confondre PDFCreator avec "PDF Creator", avec un espace au milieu, qui lui est un outil payant.

Où télécharger PDFCreator ?
Voici quelques liens où vous pourrez trouver des informations et vous procurer ce logiciel.

• Sourceforge.net
  
• Framasoft.net
• 01net.com

  
  

Convertir un fichier au format PDF

Une fois que PDFCreator est installé sur votre ordinateur, vous pouvez convertir des fichiers au format PDF.

PDFCreator est très simple à utiliser.
En effet, cette méthode de conversion ne nécessite pas d’ouvrir le document. Un simple clic droit sur l’icône suffit. PDFCreator s’occupe du reste.

Faites un clic droit sur l’icône du document que vous souhaitez convertir (ici, un document Word).

Dans le menu qui s’affiche, sélectionnez la ligne "Créer des fichiers avec PDFCreator".

Le message ci-dessous s’affiche. Ce message signifie simplement que PDFCreator "imprime" votre document au format PDF.

Cliquez sur OK.

La boîte de dialogue ci-contre apparaît.

Elle vous permet par exemple de renommer le document et d’ajouter des renseignements complémentaires.

Cliquez sur "Enregistrer".

Une deuxième fenêtre s’ouvrira. Elle vous demandera à quel emplacement de votre ordinateur enregistrer le document.

Pendant la conversion, le délai d’attente peut être plus ou moins long. PDFCreator vous proposera un aperçu de votre document converti au format PDF. Vous pourrez vérifier le rendu.