Comment les lettres types sont-elles créées ?

Comme nous en faisions état dans la précédente fiche pratique sur les lettres types de CapDémat (lire ici), les lettres types sont composées :

• d’une part de variables (date, nom, coordonnées de l’habitant...),

• et d’une part de constantes (logo de la commune, nom de la commune, corps de texte...).

Ces éléments doivent être pensés dans le but que, mis ensemble, ils forment un tout cohérent, adapté à la demande de l’usager mais aussi à la réponse à lui apporter, rédigé en bon français et compréhensible par le destinataire. Ici réside donc une étape importante dans la mise en place de lettres types pour les téléservices.

La seconde étape consiste à monter le squelette et créer la mise en page standardisée des lettres types. Elle s’avère délicate puisque les lettres types doivent être créées au format xsl-fo.
Le format xls-fo assure la standardisation et l'homogénéité des lettres types. Il combine les variables et les constantes à la manière du publipostage.
Les lettres types sont rédigées directement en code. C’est pourquoi ce travail demande quelques connaissances informatiques.

Comment enregistrer les lettres types dans le back-office de CapDémat ?

Seul un profil administrateur peut effectuer cette tâche.
Les lettres types doivent être ajoutées une par une, téléservice par téléservice.

L’administrateur doit se rendre dans la section "Paramétrage" qui se situe dans "Administration des télé-services".
Voir ci-contre.

Dans la partie de gauche, s’affichent les "groupes de demandes". Plusieurs téléservices peuvent être rattachés à un groupe (demande d’acte de naissance, demande d’acte de mariage, demande d’acte de décès, etc. pour l’état civil). L’administrateur doit donc sélectionner tout d’abord le groupe, puis le téléservice auquel il souhaite ajouter une lettre type.

Une fois qu’il a atteint le téléservice voulu, l’administrateur doit cliquer sur l’onglet "documents". Voir ci-dessous.
Là s’affichent toutes les lettres types déjà associées au téléservice. Si le téléservice en question n’a pas encore de lettre type, la liste est vide.
L’administrateur peut alors :

• Ajouter une lettre
  Il clique sur "parcourir", sélectionne le fichier sur son ordinateur ou réseau interne, attribue un libellé et ajoute une description complémentaire.

• Modifier une lettre déjà existante
  L’administrateur sélectionne la lettre dans la liste, remplace le fichier ou modifie libellé et description.

• Supprimer une lettre, si celle-ci est obsolète ou inutile.